Es ist wohl eine der grössten Herausforderungen, Wissen auf lange Zeit wieder auffindbar und gleichzeitig intuitiv handhabbar zu verwalten – kurz: ein erfolgreiches, persönliches Wissensmanagement zu haben. Ich zum Beispiel habe mir immer wieder Ablagestrukturen überlegt, geordnet nach Themen, Jahren, Monaten oder Kategorien. In meiner Erinnerung wusste ich, dass ich im Kontext meiner Arbeit für das Thema XY oder das Projekt A, B oder C einen bestimmten Inhalt erarbeitet hatte.
Trotzdem ist es mir immer wieder passiert, dass ich in einer Sitzung sass und wir ein Thema besprachen, zu dem ich Unterlagen habe, diese aber nicht unmittelbar finden konnte. Ich hatte dann die Wahl, entweder nach der Sitzung zu recherchieren und zu versuchen, die genannten Unterlagen zu finden, oder nichts zu sagen, um mir nicht unnötige Arbeit zu machen. Meistens entschied ich mich für Letzteres.
Seien wir ehrlich: Wie viel wertvolles Wissen und erarbeitete Erfahrungen gehen verloren, einfach, weil einem nie eine sinnvolle Methode zur Wissensverwaltung beigebracht wurde! In meinen Augen ist die entscheidende Frage für ein solch zuverlässiges Ordnungssystem, wie man in der Erinnerung gesammelte und erarbeitete Unterlagen kontextualisiert, um sie schnell wieder zu finden.
Wie man dies macht, kann ganz unterschiedlich aussehen: Jemand hat mir erzählt, dass er seine Vorträge frei halten kann, weil er sich den Inhalt des Vortrags als einen Gedankenweg durch eine Landschaft mit bestimmten Wegpunkten vorstellt. Jeder Wegpunkt beschreibt ein vorzutragendes Thema. Wieder jemand anderes hat mir berichtet, dass sie Inhalte mit Hilfe des Kontexts erinnert, also zum Beispiel erinnert sie sich an bestimmte Menschen, die sie im Zusammenhang mit dem Inhalt getroffen hat oder an bestimmte Orte, an denen sie war, als sie sich mit dem Inhalt auseinandergesetzt hat. Es scheint also, dass wir uns häufig gut an Informationen erinnern, wenn wir sie kontextualisieren. Dies macht auch Sinn, denn in den meisten Fällen bewegen wir uns bei der Arbeit im dreidimensionalen Raum, also in einem Kontext, und sammeln oder erarbeiten uns dort Wissen. Genau dieser kontextualisierte Raum geht im Digitalen verloren. Wir brauchen also neue Methoden um uns an erarbeitete Inhalte in einem digitalen Raum zu erinnern. (1)
Ich möchte dies anhand eines konkreten Beispiels erklären.
In einem Buch kann ich Textstellen markieren sowie weiterführende Gedanken auf Zetteln und/oder Post-its im Buch ablegen. Suche ich später eine bestimmte Textstelle, weiss ich ungefähr, wo sie sich befindet: Am Anfang, eher im hinteren Drittel, etc. Ich orientiere mich im räumlichen Aufbau des Buches.
Lese ich nun einen Text in einem digitalen Medium, kann ich darin Textstellen markieren und direkt mit weiteren Informationen – zum Beispiel Links zu anderen Texten, Videos oder Bildern – verknüpfen und all das, je nach Arbeitsweise, in einer Notiz-App synchronisieren, um dort meine markierten Textstellen und Notizen weiterzuverarbeiten. (2)
Es zeigen sich damit zwei grundsätzliche Unterschiede der beiden Medien: Der analoge Text wirkt eher als Endpunkt meiner Wissensarbeit, während der digitale Text die Wissensarbeit öffnet, sie gleichzeitig aber auch flüchtiger macht. Sehr anschaulich hat dies Axel Krommer in diesem Beitrag erarbeitet: Paradigmen und palliative Didaktik. Oder: Wie Medien Wissen und Lernen prägen.
In meiner Arbeit habe ich wiederholt festgestellt, dass ich persönlich einen digitalen Text einem analogen vorziehe, gerade weil ich die Möglichkeit habe, ihn mit Referenzen zu ergänzen. Ich bin aber auch immer wieder an der Flüchtigkeit des Digitalen gescheitert, denn mir fehlte eine Verwaltungsmethode, die ich intuitiv und nachhaltig anwenden konnte (siehe hierzu meinen ersten Beitrag zu diesem Thema: Meine Erfahrung mit «Building a Second Brain» #1).
Mit Building a Second Brain (BASB) habe ich eine Methode entdeckt, die für meine Wissensarbeit genau passt: Intuitiv erfassbar, verlässlich anwendbar und an meine Gewohnheiten anpassbar. Im Beitrag Meine Erfahrung mit «Building a Second Brain» #2 habe ich die Methode der Wissensverarbeitung aus BASB vorgestellt. Nun möchte ich die Methode der Datenverwaltung vorstellen.
P.A.R.A. = Projects - Areas - Resources - Archive
Stelle dir für einen Moment vor, du hast ein zuverlässiges Organisationssystem für deine Recherchen, deine Unterlagen und Arbeitsergebnisse. Dein persönliches Wissensmanagement unterstützt und verbessert deine Arbeit und sagt dir genau, wo du eine Information ablegst und wo du sie findest, wenn du sie benötigst. Ein solches System müsste die folgenden Anforderungen erfüllen:
Es müsste...
- universell sein und jede denkbare Art von Information aus jeder Quelle speichern können.
- in der Lage sein, jedes Projekt oder jede Aktivität zu jeder Zeit zu verwalten.
- intuitiv zu verwalten sein, ohne zeitaufwändige Wartung, Katalogisierung, Kennzeichnung oder Reorganisation.
- einfach umsetzbar sein, sich nahtlos in Aufgabenmanagement- und Projektmanagementmethoden integrieren lassen.
- plattformübergreifend sein, unabhängig von Betriebssystemen und einzelnen Apps.
- ergebnisorientiert sein, um Informationen einfach zu strukturieren, damit die persönliche Arbeit und Arbeitsergebnisse optimal unterstützt werden.
- modular sein, um je nach Aufgabe unterschiedliche Detailebenen anzuzeigen oder auszublenden.
- persönlich gestaltbar sein, damit es eigene Denkwege und Strukturgewohnheiten unterstützt.
Genau diese Anforderungen finde ich in P.A.R.A. erfüllt. Dabei ist das Intuitive an der Methode, dass ich mir mit jeder Datei und jeder Information überlege, wo ich sie ablege: in einem Projekt, einer Area oder einer Ressource. Ich überlege mir, in welchem Kontext ich die Information benötige.
Dies ist eine Umkehrung der herkömmlichen Wissensverwaltung: Ich überlege nicht, aus welchem Kontext die Information kommt und versuche, sie danach zu verwalten, sondern ich überlege mir, in welchem Kontext ich die Information jetzt oder in Zukunft verwenden kann. Dadurch nehme ich zwei wichtige Arbeitsschritte vor:
a) Ich kontextualisiere meine Information, wodurch sie im digitalen Raum besser erinnerbar bleibt und b) ich selektioniere. Denn: Kann ich die Information nicht einem Bereich zuordnen, muss ich mich entscheiden, ob ich sie überhaupt benötige. Die Methode hilft mir also in meiner Wissensarbeit im digitalen Raum einen Endpunkt zu setzen, was für ein ergebnisorientiertes Arbeiten essenziell ist.
Die Definitionen zu P.A.R.A.
Projects = Projekte
- Das sind Ergebnisse, die über mehrere Arbeitssitzungen erarbeitet werden und ein definiertes Zeitfenster und Ergebnis haben.
- Beispiel: Diesen Blogbeitrag formulieren.
Area = Arbeitsbereiche
- Das sind Rollen oder Verantwortungen mit einem bestimmten Anspruch, die im Laufe der Zeit beibehalten werden soll.
- Beispiel: Meinen Blog zu betreiben und regelmässig Beiträge zu verfassen.
Resources = Ressourcen
- Das sind Themen von fortlaufendem Interesse, Bedeutung oder Nutzen. Der entscheidende Punkt bei den Ressourcen ist, dass ich Inhalte, die mich intuitiv ansprechen, mich überraschen oder vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt von Nutzen sein können, sammle und kontextualisiert ablege. Merke: Ressourcen sind nicht Kategorien.
- Beispiel: Das Thema: Persönliches Wissensmanagement.
Ich nenne meine Ressourcen auch Frageatmosphären. Frageatmosphären sind für mich Themen, die mich ansprechen, mir immer wieder begegnen und in mir als latentes Interesse immer präsent sind.
Archive = Archiv
- Alte und nicht aktive Elemente aus den anderen drei Kategorien
- Beispiel: Wenn dieser Artikel publiziert ist, wandert der Entwurf ins Archiv.
Meine tägliche Anwendung von PARA
Praktisch sieht die Umsetzung von PARA bei mir so aus: Ich verwende sie über verschiedenste Applikationen hinweg und verwalte damit alle meine Daten. In meiner Datenablage nutze ich die PARA Struktur, in meiner Notiz-App, meiner E-Mail und meiner Aufgabenverwaltung. Dabei bilde ich in jeder App die gleiche Struktur ab.
Es gibt auch Ausnahmen. Wenn ich zum Beispiel ein Projekt habe, das ausschliesslich über einen E-Mail-Austausch umgesetzt wird, dann brauche ich in meiner Dateiablage oder Notiz-App dieses Projekt nicht anzulegen, bzw. falls es notwendig wird, lässt sich dies schnell nachholen. Genau diese Flexibilität, verbunden mit den vier intuitiv umsetzbaren Strukturebenen – Projekte, Arbeitsbereiche, Ressourcen und Archiv – macht die Methode für mich zuverlässig und lustvoll.
(1) Mir ist bewusst, dass wir uns selbst bei der Arbeit, natürlich in einem kontextualisierten Raum befinden. In dem Moment, in dem wir am PC arbeiten sind wir, meiner Meinung, gleichermassen auch in einem digitalen Raum.
(2) Meinen Workflow mit digitalen Medien habe ich in einem Beitrag auf dem publishingblog.ch vorgestellt: Sammeln – Synchronisieren – Synthetisieren: ein Workflow für Wissensarbeiter*innen